在專業溝通方面，發短信和發消息很方便，但它們無法與精心製作的商務信函相提並論。要寫一封有效的商業信函，英文書信開頭給人留下好印象並取得成果，您需要遵循一些基本準則。其中包括使用專業的信函格式、避免通用的稱呼、明確您的寫作目的以及以號召性用語結尾。您還應該在發送前瞄準一頁或更少的文本和校對。
傳統信函的正確信函格式
對於將通過郵政郵件發送的商務信函，格式至關重要。文件必須井井有條，並遵循標準結構以顯得專業。
商務信函應包括以下組成部分：
1.您的聯繫信息。
2.日期。
3.收件人的姓名和地址。
4.問候。
5.身體。
您的聯繫信息
“在高層，你真的應該有自己的信頭，”職業專家文迪·韋納說。但是，如果您沒有信頭信紙，您可以通過在頁面頂部插入您的地址即興創作。無需在此處填寫您的姓名或頭銜。街道地址、城市、州和郵政編碼就足夠了。
1.日期
跳過一行並寫出日期，包括月份的全名。根據您的偏好，將日期居中或使用左對齊選項。
2.收件人姓名和地址
跳過另一行並寫下收件人的姓名、職務和地址。使用左對齊選項並以與寫在信封上相同的方式寫出地址。
3.稱呼
跳過另一行並寫上“親愛的”，然後是收件人的頭銜和姓氏。“你真的不想使用’它可能關注的人’或’親愛的先生’或’親愛的女士’，相反，請搜索LinkedIn或直接致電公司以確定誰是最合適的收件人。稱呼結束時可以使用逗號或冒號。
